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專題專欄

當前縣區檔案數字化信息化工作的思考與建議

  发布日期: 2018-06-26 16:51    |  作者: 广西融安县档案局 覃爱媛

中國特色社會主義進入新時代,面對新形勢新任務,檔案工作也出現了許多新情況新要求。檔案信息化是當前國家檔案工作發展的一個重要方面,具有重大的現實意義。檔案信息化建設充分運用了現代化設備和自動化、網絡化的管理方式取代原有的手工管理,完成檔案采集、儲存、保管、檢索、查閱利用等工作。有利于檔案資源整合優化,更有效地實現檔案長期保存、高效管理、快速查詢和利用,提高檔案工作效率。當前隨著網絡和信息技術的快速發展,計算機在各領域的廣泛應用及無紙化辦公的普及,對傳統檔案工作模式提出了新的要求,檔案信息化建設成爲檔案工作改革和發展的必然趨勢。 

但就當前縣區檔案信息化工作現狀來看,仍存在不少問題,主要是如下: 

縣區檔案信息化工作專業隊伍普遍存在檔案幹部編制少、年齡偏大,專業人員少甚至無專業人員,因人力、技術原因,各級檔案館特別是縣區檔案館的檔案數字化信息化工作基本上是外包给信息公司开展。这些信息公司在信息处理上是具备有资质,但实际上并不具有档案专业知识,而且很多公司信息处理专业队伍人员并不多,很多是在中标后在工作当地临时招聘一些仅仅会操作計算機的人员,简单培训即上岗。故在档案信息化過程中帶來的工作人員缺乏檔案意識、業務素質偏低,實物檔案拆裝的損害、掃描和挂接的質量參差不齊、電子檔案的保存與安全等矛盾問題也日益突出,在檔案信息化建設過程中出現了不少問題,是當前檔案信息化工作急需解決的問題。 

一、當前檔案數字化信息化存在的主要問題 

(一)檔案數字化外包公司工作隊伍業務素質參差不齊,檔案數字化操作流程中存在多重隱患。 

   信息化建设前期需要进行檔案數字化,縣區檔案館目前尚無檔案信息化專業隊伍,而數字化中标外包公司在信息处理上是具备有资质,但实际上基本不是档案专业人员,信息处理资质并不等同于档案管理资质,是否具备档案处理资质还是一个值得商榷的问题。虽然檔案數字化合同约定了相关保密承诺、技术要求,但为了节约成本,这些外包公司每到一个市、县(区)开展檔案數字化,除了12名图像挂接管理人员外,基本上是在当地临时聘请一些計算機操作的人员,这些队伍档案知识和档案意识欠缺,对档案的保护责任意识不强。同时因为档案信息化按页计价,为了赶进度,在图像处理上存在不少技术偏差,挂接质量不佳,影响了查阅利用。在档案拆装、还原也不够细心,对一些年度久远纸质发脆的档案无法原样还原,甚至在破损档案专业修裱上完全是外行,直接用胶水粘贴,这些不规范的行为都会对档案人为的造成二次损害。 

(二)档案科学化现代化管理专业队伍缺乏,檔案數字化信息化监管乏力 

   目前多数县区档案馆的档案部门工作人员年龄结构偏大,缺乏相应的档案信息处理专业技术人才,特别是具备档案管理和现代化信息技术的人才。檔案數字化及信息化队伍的数量和质量还不符合要求,很多档案管理人员在档案信息化建设的工作中感到力不从心,对中标外包公司信息化处理质量管理上监管乏力,质量把控不足,影响了挂接、查阅利用,也影响了档案信息化的进程。 

  (三)檔案信息化後監管的安全問題 

 主要是檔案信息資源的安全保存問題和檔案信息的網絡安全問題。檔案信息網絡的安全受到載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、黑客攻擊、技術淘汰等衆多因素的威脅。一旦出現以上情況,檔案信息數據庫會出現遺失,錯亂,甚至會導致檔案信息外泄等情況發生。 

   (四)檔案信息化的投入成本與利用價值尚未實現效益最大化 

   档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备,如計算機、扫描仪、大量磁盘硬盘、服务器、档案管理软件系统。同时需要投入大量的人力、財力,来招标外包公司进行檔案數字化。后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题,这些都需要对档案部门投入大量的人力和財力各級各縣區檔案館進行的投入和建設,與檔案實際利用價值出現反比例現象,即檔案信息化建設投入成本大于檔案信息利用和溝通共享,檔案信息化資源存在浪費現象。 

    二、檔案數字化信息化工作建議 

    档案记录历史,传承文明,服务社会,造福人民,做好档案服务工作是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性工作。利用好互联网和新媒体,加强档案见证历史的正确引导和传播,这也是档案信息开发利用的未来发展方向,对如何做好档案信息化提出初浅建議如下: 

    (一)培訓、培養檔案數字化信息化专业工作隊伍,提高工作質量。各個省、市級檔案部門在當地檔案系統內部培訓一支檔案數字化信息化专业工作隊伍,有計劃有安排的在各個檔案館輪流安排開展檔案數字化信息化工作,消除檔案數字化信息化工作在實物檔案拆裝、掃描挂接、還原、電子檔案的保存與安全操作流程上存在隱患,確保對檔案的最大限度保護和利用。 

    (二)培養素質過硬的檔案管理人才。档案管理工作一项专业性很强的工作,檔案數字化及信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。建设档案人才管理体系是实现档案信息化建设的保证,要重视档案队伍的素质建设,积极引进档案管理专业人才和計算機专业人才。加强档案信息化的培训工作,在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识,提高县区档案部门管理水平。 

    (三)合理安排,在档案案信息化工作中不盲目投入和建设。要认真进行档案鉴定开放工作,结合档案实际价值情况和档案服务利用的特点,优先开展危馆藏重点、民生档案等档案的數字化信息化建设。国家、省级档案部门要进一步统一信息化建设标准,规范档案信息化的溝通共享机制,提高档案信息共享利用效率,避免檔案數字化信息化进程中造成的人力、物力、財力不必要浪费。 

  

  


  • 主辦單位:柳州市檔案局

  • 熱線電話:0772-2825592

  • 地址:柳州市三中路66號(市委大院內)

  • E-mail:lzdaj@gxi.gov.cn

  專題專欄  

當前縣區檔案數字化信息化工作的思考與建議

  发布日期: 2018-06-26 16:51    |  作者: 广西融安县档案局 覃爱媛

中國特色社會主義進入新時代,面對新形勢新任務,檔案工作也出現了許多新情況新要求。檔案信息化是當前國家檔案工作發展的一個重要方面,具有重大的現實意義。檔案信息化建設充分運用了現代化設備和自動化、網絡化的管理方式取代原有的手工管理,完成檔案采集、儲存、保管、檢索、查閱利用等工作。有利于檔案資源整合優化,更有效地實現檔案長期保存、高效管理、快速查詢和利用,提高檔案工作效率。當前隨著網絡和信息技術的快速發展,計算機在各領域的廣泛應用及無紙化辦公的普及,對傳統檔案工作模式提出了新的要求,檔案信息化建設成爲檔案工作改革和發展的必然趨勢。 

但就當前縣區檔案信息化工作現狀來看,仍存在不少問題,主要是如下: 

縣區檔案信息化工作專業隊伍普遍存在檔案幹部編制少、年齡偏大,專業人員少甚至無專業人員,因人力、技術原因,各級檔案館特別是縣區檔案館的檔案數字化信息化工作基本上是外包给信息公司开展。这些信息公司在信息处理上是具备有资质,但实际上并不具有档案专业知识,而且很多公司信息处理专业队伍人员并不多,很多是在中标后在工作当地临时招聘一些仅仅会操作計算機的人员,简单培训即上岗。故在档案信息化過程中帶來的工作人員缺乏檔案意識、業務素質偏低,實物檔案拆裝的損害、掃描和挂接的質量參差不齊、電子檔案的保存與安全等矛盾問題也日益突出,在檔案信息化建設過程中出現了不少問題,是當前檔案信息化工作急需解決的問題。 

一、當前檔案數字化信息化存在的主要問題 

(一)檔案數字化外包公司工作隊伍業務素質參差不齊,檔案數字化操作流程中存在多重隱患。 

   信息化建设前期需要进行檔案數字化,縣區檔案館目前尚無檔案信息化專業隊伍,而數字化中标外包公司在信息处理上是具备有资质,但实际上基本不是档案专业人员,信息处理资质并不等同于档案管理资质,是否具备档案处理资质还是一个值得商榷的问题。虽然檔案數字化合同约定了相关保密承诺、技术要求,但为了节约成本,这些外包公司每到一个市、县(区)开展檔案數字化,除了12名图像挂接管理人员外,基本上是在当地临时聘请一些計算機操作的人员,这些队伍档案知识和档案意识欠缺,对档案的保护责任意识不强。同时因为档案信息化按页计价,为了赶进度,在图像处理上存在不少技术偏差,挂接质量不佳,影响了查阅利用。在档案拆装、还原也不够细心,对一些年度久远纸质发脆的档案无法原样还原,甚至在破损档案专业修裱上完全是外行,直接用胶水粘贴,这些不规范的行为都会对档案人为的造成二次损害。 

(二)档案科学化现代化管理专业队伍缺乏,檔案數字化信息化监管乏力 

   目前多数县区档案馆的档案部门工作人员年龄结构偏大,缺乏相应的档案信息处理专业技术人才,特别是具备档案管理和现代化信息技术的人才。檔案數字化及信息化队伍的数量和质量还不符合要求,很多档案管理人员在档案信息化建设的工作中感到力不从心,对中标外包公司信息化处理质量管理上监管乏力,质量把控不足,影响了挂接、查阅利用,也影响了档案信息化的进程。 

  (三)檔案信息化後監管的安全問題 

 主要是檔案信息資源的安全保存問題和檔案信息的網絡安全問題。檔案信息網絡的安全受到載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、黑客攻擊、技術淘汰等衆多因素的威脅。一旦出現以上情況,檔案信息數據庫會出現遺失,錯亂,甚至會導致檔案信息外泄等情況發生。 

   (四)檔案信息化的投入成本與利用價值尚未實現效益最大化 

   档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备,如計算機、扫描仪、大量磁盘硬盘、服务器、档案管理软件系统。同时需要投入大量的人力、財力,来招标外包公司进行檔案數字化。后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题,这些都需要对档案部门投入大量的人力和財力各級各縣區檔案館進行的投入和建設,與檔案實際利用價值出現反比例現象,即檔案信息化建設投入成本大于檔案信息利用和溝通共享,檔案信息化資源存在浪費現象。 

    二、檔案數字化信息化工作建議 

    档案记录历史,传承文明,服务社会,造福人民,做好档案服务工作是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性工作。利用好互联网和新媒体,加强档案见证历史的正确引导和传播,这也是档案信息开发利用的未来发展方向,对如何做好档案信息化提出初浅建議如下: 

    (一)培訓、培養檔案數字化信息化专业工作隊伍,提高工作質量。各個省、市級檔案部門在當地檔案系統內部培訓一支檔案數字化信息化专业工作隊伍,有計劃有安排的在各個檔案館輪流安排開展檔案數字化信息化工作,消除檔案數字化信息化工作在實物檔案拆裝、掃描挂接、還原、電子檔案的保存與安全操作流程上存在隱患,確保對檔案的最大限度保護和利用。 

    (二)培養素質過硬的檔案管理人才。档案管理工作一项专业性很强的工作,檔案數字化及信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。建设档案人才管理体系是实现档案信息化建设的保证,要重视档案队伍的素质建设,积极引进档案管理专业人才和計算機专业人才。加强档案信息化的培训工作,在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识,提高县区档案部门管理水平。 

    (三)合理安排,在档案案信息化工作中不盲目投入和建设。要认真进行档案鉴定开放工作,结合档案实际价值情况和档案服务利用的特点,优先开展危馆藏重点、民生档案等档案的數字化信息化建设。国家、省级档案部门要进一步统一信息化建设标准,规范档案信息化的溝通共享机制,提高档案信息共享利用效率,避免檔案數字化信息化进程中造成的人力、物力、財力不必要浪费。 

  

  


主辦單位:柳州市檔案局

地址:柳州市三中路66號(市委大院內)

电话:0772-123456 邮箱:lzdaj@gxi.gov.cn

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