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《檔案保管外包服務管理規範》解讀

  发布日期: 2018-11-19 11:21   

 

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    隨著中國經濟的快速增長,公司企業、社會團體和自然人産生了大量檔案,檔案保管外包服務應運而生。但由于外包服務機構的保管條件、管理設施參差不齊等因素,導致檔案管理不規範現象較爲嚴重。2014年,受國家檔案局委托,江蘇省檔案局、江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司和蘇州市檔案局成立起草小組,開始文本編寫工作。201782,《檔案保管外包服務管理規範》(以下簡稱《規範》)(DA/T 672017)正式發布,並于201811起實施。
   
《規範》旨在規範並支持社會力量參與檔案事務,引導檔案保管外包服務企業健康發展,從檔案保管外包服務機構職責、條件保障、業務建設和行業監管等方面,規定了檔案保管外包服務的原則與範圍、組織制度與人員管理、保管基礎設施、安全監管以及業務規程,並對檔案保管外包服務機構的能力評估進行了細化和量化。
   
一、起草過程
   
(一)調研論證階段
   
江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司在爲社會提供檔案服務的同時,對國內外檔案保管外包服務機構的性質、服務的形式、服務的內容及國內外的檔案安全保護方式等進行了深入調查和分析研究,考察了國內檔案保管外包服務機構的服務模式和運行方式,並與江蘇省檔案局共同提出規範國內檔案保管外包服務的建議。
   
(二)形成研究報告
    2011
9月,江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司申報的“檔案社會化管理現狀和政策建議研究”通過江蘇省檔案局科技立項。課題組進行了大量的文獻收集、實地考察、專家訪談和客戶交流等工作,對行業特點和發展曆程進行了深入分析和探討,並形成研究報告,爲《規範》的起草提供了理論依據。20133月,江蘇省檔案局向國家檔案局申請科技立項並獲得批准,項目名稱爲“檔案社會化管理規範研究”,《檔案社會化寄存保管服務行業規範》(試行)于20139月通過國家檔案局項目評審。
   
(三)申報行業規範
2013
3月,江蘇省檔案局、江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司和蘇州市檔案局聯合向國家檔案局申報行業規範。20145月,國家檔案局下發《20132014年度檔案行業規範制修訂項目計劃的通知》,將標准名稱定爲《檔案社會保管服務機構管理規範》。2017年,更名爲《檔案保管外包服務管理規範》。
   
二、構成及主要內容
   
(一)範圍
   
規範了檔案保管外包服務機構及其他專業機構開展檔案保管外包服務的行爲。凡是進行檔案保管外包服務的公司、企業和機構均應根據《規範》進行經營活動。
   
(二)規範性引用文件
   
引用國際標准《建築滅火器配置設計規範》(GB 501402005)及行業標准《檔案裝具》(DA/T 61992)等,外包檔案庫房必須按照以上標准進行建設或改造,使《規範》更具科學性。
   
(三)術語和定義
   
規範了具備檔案保管外包服務能力和條件的企業法人受委托方(法人及自然人)委托,對檔案進行保管及相關服務的民事行爲。《規範》對可外包寄存檔案的範圍沒有限制,由委托方根據《規範》自行決定。
   
(四)服務原則
   
檔案保管外包服務範圍不得超出國家法規和政策規定的範圍。檔案外包服務的法人機構必須在國家法律法規規定的範圍內進行商業活動。在運輸、保管、利用過程中,不能發生檔案丟失、毀壞、汙損等事故。外包服務過程中,不得翻閱、塗改委托方的檔案,不得泄露、傳播委托方的檔案內容。
   
(五)組織與人員
   
檔案保管外包服務機構應根據保管規模和業務範圍確定相應的內部管理機制,並保持相對穩定。機構內部應設置檔案運輸、檔案保管、檔案保護、檔案利用、檔案出入安全檢查、庫房防盜、庫房消防、安全值班、人力資源、行政後勤等部門,人員要相對穩定,須根據國家有關法律法規簽訂勞動合同和保密合同,並繳納社保基金。員工不得翻閱、泄露、傳播檔案信息。
   
(六)基礎設施
   
檔案外包機構庫房建設要符合相關規定。要選在地質穩定、遠離台風侵襲、地下水位低的區域;要遠離有毒、有害、易燃、易爆化學物品的存放地點。檔案庫房不能與影響檔案安全和保護的建築混建在一起,檔案庫房同一建築物內不允許有辦公、商業、工業加工、倉儲等其他用途的場所存在。必須配備空調機、除濕機、無紫外線照明、防盜、火災報警系統和滅火設施等。
   
(七)業務規程
   
明確了檔案保管業務流程,要建立檔案交接、運輸、保管、出入庫、利用服務和人員管理、信息安全等制度和操作規程,並明確規定:(1)必須簽訂檔案外包服務合同。(2)檔案運輸必須專人專車,運送過程中不得乘坐公共交通工具。(3)檔案委托方人員因工作需要進入外包服務單位庫房時,必須有外包服務單位專人全程陪同,並做好登記記錄。(4)檔案保管可采用密集架、五節櫃和開放式固定架,要排放有序,不得堆放雜物。(5)每日定時巡檢庫房,做好安全記錄。定期盤點檔案數量,檢查檔案是否發生蟲黴,確保檔案的安全完整。(6)要定期檢查和測試檔案庫房的消防、安全、安檢、配電設備,相關記錄要長期保管,定期檢查滅火器等設備的有效期,按照有效期及時更換。(7)要建立24小時值班制度,定期舉行消防演練,每年至少1次。(8)檔案管理人員、消防和安全值班人員、水電工等均應持證上崗。持有檔案崗位培訓證書的人員需占全員的25%以上,持有中高級專業技術職稱的人員需占全員的10%以上,其中必須有檔案專業技術中高級職稱的人員。(9)建立檔案信息安全保密制度,加強檔案信息的安全管理。未經檔案所有人同意,任何單位和個人均不能查閱、拷貝、傳播檔案信息,一旦發生檔案信息泄漏,要及時采取措施進行補救,同時要依法依規對責任人進行處理。
   
(八)事故賠償
   
明確了因檔案保管外包服務機構原因造成檔案缺失、損壞、損毀等事件或事故的情況下其應承擔的責任。在簽訂委托代保管檔案合同時,雙方必須訂立賠償條款。在檔案代保管過程中,因自然災害、戰爭等不可抗力因素而造成委托方檔案缺失、損壞、損毀的,檔案代保管機構不承擔賠償責任。其他原因造成的檔案缺失、損壞、損毀,檔案代保管機構均應向委托方按約定進行賠償。在雙方對事故責任和賠償不能協商一致時,可向當地司法部門提出調解、仲裁或法律訴訟。
   
(九)能力評估
   
檔案保管外包服務機構可通過行業組織開展能力評估。能力評估可參照《檔案保管外包服務能力評估表》。
   
(十)附錄部分
   
爲便于操作,制定了《檔案保管外包服務能力評估表》,並采用量化方法,總分爲100分,分爲注冊資金、庫房産權、庫房消防、安全保衛、供電配電、恒溫恒濕、檔案保管管理能力、管理隊伍、信息化水平等方面,打分可委托第三方機構代爲進行,也可由檔案委托方自行評估。
   
“注冊資金”在2000萬元以上,分值占6%,不足2000萬元則分值遞減。檔案外包服務機構建立初期不易産生盈利,但必須備有必要的資金用于庫房建設和設施建設。代保管過程中一旦發生檔案缺失、損壞、損毀事故,受托方必須具有足夠的賠償能力。
   
“自有産權庫房”分值占12%,“租用庫房”分值占5.5%。分值差異是根據檔案屬性界定的,屬于永久並長期保管的檔案,如公證檔案、人壽保單等,在檔案保管期限內,如沒有自有産權庫房,代保管機構在租期到期後未續租到原有庫房,就會發生檔案搬遷,檔案搬遷會降低檔案保管的安全系數,所以自有産權庫房分值要高于租用庫房分值。
   
“檔案庫房單獨設立”分值占5%。如不單獨設立檔案庫房,就會有與檔案代管不相關的人員在庫房周邊活動,庫房周邊的人員不固定或生産活動無法控制就會給檔案安全帶來隱患。
   
“消防設施”分值占8%,“防盜報警”和“安全值班”分值占6%。檔案代保管機構必須高度重視檔案實體的防火、防盜工作,按照檔案館安全保衛相關規範安裝安全設施設備。
   
“供電系統”分值占5.5%。檔案庫房要常年供電,一旦發生庫房斷電,就會引起數據丟失,消防、防盜系統失靈,由此嚴重影響檔案安全,檔案代保管機構要建設具有兩路供電或配備發電的供電設備。
   
“運輸”分值占4%。檔案運輸必須采用專車,不得采用公共交通運輸或遞送檔案。檔案數量比較少的情況下(包括1卷檔案)也要由專車專人遞送和回收。
   
“檔案保護”分值占16%。根據我國氣候條件,爲防止發生檔案蟲害和黴變,檔案庫房必須安裝溫濕度調控設備並長期保存庫房溫濕度數據。光照和空氣汙染對檔案也會産生不可逆轉的損壞,保管庫房必須安裝無紫外線照明燈具及防止太陽光直曬和空氣汙染的設備。
   
“檔案裝具”包括密集架、五節櫃、開放式固定架等,其中“密集架”分值占4%,其他占2%,檔案代保管機構可根據實際情況來確定檔案裝具形式,並根據檔案與裝具的情況打分。
   
“人員管理”分值占7%。檔案管理人員必須持有檔案基礎知識培訓證書或其他檔案專業證書,物業管理人員必須持有消防、水電、保安等相關證件。未經培訓人員不准上崗。
   
“信息化和檔案利用服務”分值占8%。檔案代保管機構要備有檔案閱覽場所和閱覽服務人員,利用信息化管理檔案,開展在線查閱,其中“數據安全”占2%
   
“制度建設”分值占3%。制度建設是必備項目,要廣爲宣傳,做到全體員工都知曉了解制度,並接受監督。
   
此外,《規範》對《檔案保管外包服務交接文據》《檔案保管外包服務移交清冊》《檔案保管外包服務期滿出庫登記表》《檔案保管外包服務遞送登記簿》等表單進行了規範。

 


  • 主辦單位:柳州市檔案局

  • 熱線電話:0772-2825592

  • 地址:柳州市三中路66號(市委大院內)

  • E-mail:lzdaj@gxi.gov.cn

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《檔案保管外包服務管理規範》解讀

  发布日期: 2018-11-19 11:21   

 

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    隨著中國經濟的快速增長,公司企業、社會團體和自然人産生了大量檔案,檔案保管外包服務應運而生。但由于外包服務機構的保管條件、管理設施參差不齊等因素,導致檔案管理不規範現象較爲嚴重。2014年,受國家檔案局委托,江蘇省檔案局、江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司和蘇州市檔案局成立起草小組,開始文本編寫工作。201782,《檔案保管外包服務管理規範》(以下簡稱《規範》)(DA/T 672017)正式發布,並于201811起實施。
   
《規範》旨在規範並支持社會力量參與檔案事務,引導檔案保管外包服務企業健康發展,從檔案保管外包服務機構職責、條件保障、業務建設和行業監管等方面,規定了檔案保管外包服務的原則與範圍、組織制度與人員管理、保管基礎設施、安全監管以及業務規程,並對檔案保管外包服務機構的能力評估進行了細化和量化。
   
一、起草過程
   
(一)調研論證階段
   
江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司在爲社會提供檔案服務的同時,對國內外檔案保管外包服務機構的性質、服務的形式、服務的內容及國內外的檔案安全保護方式等進行了深入調查和分析研究,考察了國內檔案保管外包服務機構的服務模式和運行方式,並與江蘇省檔案局共同提出規範國內檔案保管外包服務的建議。
   
(二)形成研究報告
    2011
9月,江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司申報的“檔案社會化管理現狀和政策建議研究”通過江蘇省檔案局科技立項。課題組進行了大量的文獻收集、實地考察、專家訪談和客戶交流等工作,對行業特點和發展曆程進行了深入分析和探討,並形成研究報告,爲《規範》的起草提供了理論依據。20133月,江蘇省檔案局向國家檔案局申請科技立項並獲得批准,項目名稱爲“檔案社會化管理規範研究”,《檔案社會化寄存保管服務行業規範》(試行)于20139月通過國家檔案局項目評審。
   
(三)申報行業規範
2013
3月,江蘇省檔案局、江蘇仁通檔案管理咨詢服務有限公司和蘇州市檔案局聯合向國家檔案局申報行業規範。20145月,國家檔案局下發《20132014年度檔案行業規範制修訂項目計劃的通知》,將標准名稱定爲《檔案社會保管服務機構管理規範》。2017年,更名爲《檔案保管外包服務管理規範》。
   
二、構成及主要內容
   
(一)範圍
   
規範了檔案保管外包服務機構及其他專業機構開展檔案保管外包服務的行爲。凡是進行檔案保管外包服務的公司、企業和機構均應根據《規範》進行經營活動。
   
(二)規範性引用文件
   
引用國際標准《建築滅火器配置設計規範》(GB 501402005)及行業標准《檔案裝具》(DA/T 61992)等,外包檔案庫房必須按照以上標准進行建設或改造,使《規範》更具科學性。
   
(三)術語和定義
   
規範了具備檔案保管外包服務能力和條件的企業法人受委托方(法人及自然人)委托,對檔案進行保管及相關服務的民事行爲。《規範》對可外包寄存檔案的範圍沒有限制,由委托方根據《規範》自行決定。
   
(四)服務原則
   
檔案保管外包服務範圍不得超出國家法規和政策規定的範圍。檔案外包服務的法人機構必須在國家法律法規規定的範圍內進行商業活動。在運輸、保管、利用過程中,不能發生檔案丟失、毀壞、汙損等事故。外包服務過程中,不得翻閱、塗改委托方的檔案,不得泄露、傳播委托方的檔案內容。
   
(五)組織與人員
   
檔案保管外包服務機構應根據保管規模和業務範圍確定相應的內部管理機制,並保持相對穩定。機構內部應設置檔案運輸、檔案保管、檔案保護、檔案利用、檔案出入安全檢查、庫房防盜、庫房消防、安全值班、人力資源、行政後勤等部門,人員要相對穩定,須根據國家有關法律法規簽訂勞動合同和保密合同,並繳納社保基金。員工不得翻閱、泄露、傳播檔案信息。
   
(六)基礎設施
   
檔案外包機構庫房建設要符合相關規定。要選在地質穩定、遠離台風侵襲、地下水位低的區域;要遠離有毒、有害、易燃、易爆化學物品的存放地點。檔案庫房不能與影響檔案安全和保護的建築混建在一起,檔案庫房同一建築物內不允許有辦公、商業、工業加工、倉儲等其他用途的場所存在。必須配備空調機、除濕機、無紫外線照明、防盜、火災報警系統和滅火設施等。
   
(七)業務規程
   
明確了檔案保管業務流程,要建立檔案交接、運輸、保管、出入庫、利用服務和人員管理、信息安全等制度和操作規程,並明確規定:(1)必須簽訂檔案外包服務合同。(2)檔案運輸必須專人專車,運送過程中不得乘坐公共交通工具。(3)檔案委托方人員因工作需要進入外包服務單位庫房時,必須有外包服務單位專人全程陪同,並做好登記記錄。(4)檔案保管可采用密集架、五節櫃和開放式固定架,要排放有序,不得堆放雜物。(5)每日定時巡檢庫房,做好安全記錄。定期盤點檔案數量,檢查檔案是否發生蟲黴,確保檔案的安全完整。(6)要定期檢查和測試檔案庫房的消防、安全、安檢、配電設備,相關記錄要長期保管,定期檢查滅火器等設備的有效期,按照有效期及時更換。(7)要建立24小時值班制度,定期舉行消防演練,每年至少1次。(8)檔案管理人員、消防和安全值班人員、水電工等均應持證上崗。持有檔案崗位培訓證書的人員需占全員的25%以上,持有中高級專業技術職稱的人員需占全員的10%以上,其中必須有檔案專業技術中高級職稱的人員。(9)建立檔案信息安全保密制度,加強檔案信息的安全管理。未經檔案所有人同意,任何單位和個人均不能查閱、拷貝、傳播檔案信息,一旦發生檔案信息泄漏,要及時采取措施進行補救,同時要依法依規對責任人進行處理。
   
(八)事故賠償
   
明確了因檔案保管外包服務機構原因造成檔案缺失、損壞、損毀等事件或事故的情況下其應承擔的責任。在簽訂委托代保管檔案合同時,雙方必須訂立賠償條款。在檔案代保管過程中,因自然災害、戰爭等不可抗力因素而造成委托方檔案缺失、損壞、損毀的,檔案代保管機構不承擔賠償責任。其他原因造成的檔案缺失、損壞、損毀,檔案代保管機構均應向委托方按約定進行賠償。在雙方對事故責任和賠償不能協商一致時,可向當地司法部門提出調解、仲裁或法律訴訟。
   
(九)能力評估
   
檔案保管外包服務機構可通過行業組織開展能力評估。能力評估可參照《檔案保管外包服務能力評估表》。
   
(十)附錄部分
   
爲便于操作,制定了《檔案保管外包服務能力評估表》,並采用量化方法,總分爲100分,分爲注冊資金、庫房産權、庫房消防、安全保衛、供電配電、恒溫恒濕、檔案保管管理能力、管理隊伍、信息化水平等方面,打分可委托第三方機構代爲進行,也可由檔案委托方自行評估。
   
“注冊資金”在2000萬元以上,分值占6%,不足2000萬元則分值遞減。檔案外包服務機構建立初期不易産生盈利,但必須備有必要的資金用于庫房建設和設施建設。代保管過程中一旦發生檔案缺失、損壞、損毀事故,受托方必須具有足夠的賠償能力。
   
“自有産權庫房”分值占12%,“租用庫房”分值占5.5%。分值差異是根據檔案屬性界定的,屬于永久並長期保管的檔案,如公證檔案、人壽保單等,在檔案保管期限內,如沒有自有産權庫房,代保管機構在租期到期後未續租到原有庫房,就會發生檔案搬遷,檔案搬遷會降低檔案保管的安全系數,所以自有産權庫房分值要高于租用庫房分值。
   
“檔案庫房單獨設立”分值占5%。如不單獨設立檔案庫房,就會有與檔案代管不相關的人員在庫房周邊活動,庫房周邊的人員不固定或生産活動無法控制就會給檔案安全帶來隱患。
   
“消防設施”分值占8%,“防盜報警”和“安全值班”分值占6%。檔案代保管機構必須高度重視檔案實體的防火、防盜工作,按照檔案館安全保衛相關規範安裝安全設施設備。
   
“供電系統”分值占5.5%。檔案庫房要常年供電,一旦發生庫房斷電,就會引起數據丟失,消防、防盜系統失靈,由此嚴重影響檔案安全,檔案代保管機構要建設具有兩路供電或配備發電的供電設備。
   
“運輸”分值占4%。檔案運輸必須采用專車,不得采用公共交通運輸或遞送檔案。檔案數量比較少的情況下(包括1卷檔案)也要由專車專人遞送和回收。
   
“檔案保護”分值占16%。根據我國氣候條件,爲防止發生檔案蟲害和黴變,檔案庫房必須安裝溫濕度調控設備並長期保存庫房溫濕度數據。光照和空氣汙染對檔案也會産生不可逆轉的損壞,保管庫房必須安裝無紫外線照明燈具及防止太陽光直曬和空氣汙染的設備。
   
“檔案裝具”包括密集架、五節櫃、開放式固定架等,其中“密集架”分值占4%,其他占2%,檔案代保管機構可根據實際情況來確定檔案裝具形式,並根據檔案與裝具的情況打分。
   
“人員管理”分值占7%。檔案管理人員必須持有檔案基礎知識培訓證書或其他檔案專業證書,物業管理人員必須持有消防、水電、保安等相關證件。未經培訓人員不准上崗。
   
“信息化和檔案利用服務”分值占8%。檔案代保管機構要備有檔案閱覽場所和閱覽服務人員,利用信息化管理檔案,開展在線查閱,其中“數據安全”占2%
   
“制度建設”分值占3%。制度建設是必備項目,要廣爲宣傳,做到全體員工都知曉了解制度,並接受監督。
   
此外,《規範》對《檔案保管外包服務交接文據》《檔案保管外包服務移交清冊》《檔案保管外包服務期滿出庫登記表》《檔案保管外包服務遞送登記簿》等表單進行了規範。

 


主辦單位:柳州市檔案局

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