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《口述史料采集與管理規範》解讀

  发布日期: 2018-11-13 11:16   

 

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    口述史料采集涉及多个领域和多个学科,是一项复杂的系统工程。201782日,由甯夏回族自治區檔案局制定的《口述史料采集與管理規範》(DA/T 592017)正式發布,並于201811日起實施。
  一、編制依據和適用範圍
  1.編制依據
  該標准主要依據和參照《電工術語數字錄音和錄像》(GB/T 2900.75)、《照片檔案管理規範》(GB/T  118212002)、《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 188942016)、《中國檔案機讀目錄格式》(GB/T 201632006)、《檔案著錄規則》(DA/T 181999)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 222015)、《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T 502014)和《檔號編制規則》(DA/T 131994)等相關標准,結合我國口述史料采集工作實際,對口述史料、口述史料電子文件、口述者、采集者、采集單位等相關術語進行科學准確的定義,並從采集規劃、采集流程、口述史料收集、保存管理和利用等多個方面提出了明確而細致的規定,可操作性較強。
  2.適用範圍
  該標准適用于各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位及各類組織和個人對口述史料的采集與管理。
  二、主要內容
  1.采集規劃
  (1)采集範圍
  對國家、民族、集體或個人的曆史、現實、未來具有重要曆史價值和研究價值的重大曆史事件、重要活動的親曆(見聞) 者,均可纳入采集範圍。
  (2)采集主題
  采集者应根据采集規劃在采集範圍内有计划、有重点、有针对性地确定采集主題。特别是应对亲历(见闻)者年事已高、发生时间久远的重大历史事件、重要活动等优先确定采集主題,并进行抢救性采集。
  (3)采集方案
  依据已确定的采集規劃和采集主題, 查找、梳理線索,編制采集提綱,形成工作方案。工作方案要全面細致、突出主題,包括主題、內容、曆史背景信息、口述者、時間、地點、方式、經費、設備、采集者等。
  2.采集流程
  (1)確定口述者
  根據采集方案,遵循多角度、多層次、不同角色、最大限度地彌補曆史記錄不足的原則,從事件的直接領導者、主要參與者和最具知情者中選擇文化水平較高、身體狀況較好、記憶力較好、語言表達較清晰的親曆(見聞)者優先確定爲口述者。
  (2)采集准備
  凡与采集主題内容和事件、人物、历史背景直接或间接相关的资料都应纳入收集范围。根据采集規劃确定采集方案与采集主題,选择熟悉主题内容的人员作为采集者。应全面知悉和深入挖掘口述者的主要经历,尤其是与采集主題、事件、人物有关的内容,从而保证采集的完整性与科学性。应了解口述者的家庭、身体状况、性格、谈话特点等,保证采集工作的顺利实施。掌握与采集主題、事件、人物相关的历史和专业知识,保证采集内容具有针对性,还应了解群体口述者中的个体差异。根据采集方案确定采集时间和地点,为避免口述者忘记采集时间和地点,应做好与口述者家属的联系和协调工作,在采集前同口述者确认并预约。
  (3)采集實施
  采集要求:遵循真实性、准确性、完整性原则和采集流程规范化要求。对历史事件的年代、月份、日期、人名、地名以及相关领域的专用名词等进行标识,经核对无误后待整理文稿时备用;信息采集要具有原始性,并充分尊重口述者情感、人格、隐私等,与其建立互相信任的合作关系;要注重细节,充分了解口述者和采集事件主题以及相关专业知识,对采集主題内容进行深入探查,充分挖掘事件内容和细节; 在采集工作达到预期目标时,可根据实际情况拓展采集範圍,补充或增添其他可能有价值的内容;采集环境应避免噪音源和其他因素的干扰,确保口述者注意力集中及采集工作的质量和效果。
  采集技巧:恰當運用采訪技巧,注意語言措辭、語氣等,采集者應積極傾聽,防止被周圍環境幹擾,讓采集者與口述者保持良好的狀態,確保采集工作順利完成。
  签订采集协议:采集者应明确告知口述者采集主題、意义、方法、目的、个人权益、法律保障等,经口述者确认或签订书面协议后,该协议应与采集内容一并归档保存。
  口述者基本信息:采集者對口述者的主要經曆、口述者在主題和事件中的角色以及口述者與事件相關人物的關系進行詳盡地了解和掌握。
  現場采集:主要包括設備選擇、設備調試、采集錄制、撰寫采集小結。設備選擇可采用傳統模擬信號或現代專業數碼器材,並選擇優質、標准的錄音錄像帶作爲存儲介質;將采集設備設置在最佳待機狀態,以確保采集質量;采集錄制要嚴格遵守現場采集要求,確保采集工作達到預期目標;采集工作完成後,應針對采集過程、采集效果進行分析、歸納和總結。
  (4)采集整理
  采集整理原則:口述史料整理以一個事件或一個人物爲一個整理單位;口述史料整理應遵循口述材料的形成規律,保持文件之間的有機聯系;口述史料整理應符合檔案管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理;口述史料整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。
  采集整理要求:采集工作完成後應盡快整理采集內容並歸檔保存;對口述者錄音錄像材料進行客觀整理,堅決排除采集者的個人傾向、誤解、臆測等,切忌用主觀價值取向決定原始口述史料的取舍;對能夠證明該口述史料真實性、權威性的實物材料進行分類整理和歸檔保存;對采集過程中形成的錄音、錄像、照片、紙質材料的整理方法應按照《歸檔文件整理規則》等相關標准執行;口述者有地方口音或由于其不善表達造成采集不清晰或較難聽懂的部分,應在文字材料中加注釋,以備補錄核實。口述史料中涉及國家秘密的內容應按照《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》要求進行管理;采集編號構成規則爲:專題代碼-主題代碼-口述者-件號,其中“件號”采用阿拉伯數字,不足4位要在前加‘0’補位,組成項中間由“-”字符分隔開。永久保管期限用“Y”表示,定期30年用“30”表示,定期10年用“10”表示。例如:“甯夏檔案館-JS-SXKZ-口述者-2017 -Y- 0001”,該組代碼標識的是一份甯夏回族自治區檔案館館藏2017年度采集的專題爲軍事類、主題爲綏西抗戰、保管期限爲永久、件號爲0001的口述史料。采集編號應在采集成果封面右上角標注;形成的口述史料電子文件組件、分類、排列、編號、編目應符合《歸檔文件整理規則》要求。
  采集整理内容:基本信息记录材料的整理,即口述者基本信息采集表;主题事件内容记录材料,即录音录像、现场笔录、录音录像的文字整理材料、照片;采集實施情况材料,即对采集方案、采集實施的情况、采集口述史料使用权协议等的整理。上述所有材料,整理后务必打印2份,交口述者審核後簽字蓋章,與形成的記錄材料一並登記造冊,並由課題組指定的專人保存。
  录音录像转文字记录要求:编制与采集主題相关的特殊术语和专业用语词汇表,以便对照核准;国家和机关、团体、企事业单位或其他组织和个人的名称要使用全称或通用简称;要经过缜密的考证后,形成文字说明材料;对所采集的内容、方式、载体、地点、口述者等应形成文字概述;将录音录像文件的音频内容形成文字记录材料,并与录音录像文件一并归档、分类整理;采集者要对口述者的文字记录和录音录像进行认真核对和校正,避免由于口述者年龄、口齿、方言等因素造成的误差。在文字记录整理时,对口述者以方言方音讲述的涉及重要地名、人名、风俗等内容的,应采用国际音标注音法标注;口述者使用多种语言或两种语言兼用时,需要对其进行翻译和注释。
  數據庫建立和目錄數據著錄要求:標准明確了口述史料采集元數據要求,並制作了口述史料機讀目錄數據庫結構和《字段一覽表》,規範了口述史料機讀目錄的數據庫結構和字段格式,這也是該標准的創新點,對機讀目錄從數據庫層面提出了要求,並細化了具體字段格式,規範了目錄建庫的標准和原則。口述史料機讀目錄數據庫格式應采用通用的數據格式,所選定的數據格式應能直接或間接與DBF文件或通過XML文檔進行數據交換。
  口述史料電子文件通用格式要求:音頻格式爲WAVMP3AAC;視頻格式爲AVIMPEGVOBFLVRMASFMOVWMVMP4;照片格式爲JPEGTIFF;文本格式爲PDFTXTDOCCEBOFDRTF;數據格式爲DBFEXCELXML等。 
  口述史料電子文件命名:口述史料電子文件包括文字材料、照片、音視頻文件等。其命名方式應遵循以下原則:根據采集編號命名;遵循每份口述史料同一格式電子文件命名的唯一性原則,即檔號唯一性原則;科學建立口述史料電子檔案存儲路徑,確保數據批量挂接的准確性。
  口述史料的組成:口述史料由不同形式、不同類型、不同格式的載體和文件組成,主要包括錄音帶、錄像帶、數碼錄音、數碼錄像音視頻文件、紙質照片、數碼照片;錄音錄像文字轉錄形成的電子文稿及已整理成文字的紙質材料。
  3.口述史料收集
  收集方式包括:各級國家綜合檔案館直接采集形成的口述史料,按采集流程和整理方式歸檔,並納入館藏;各級國家綜合檔案館根據館藏的實際情況,有計劃地征集機關、團體、企事業單位及個人采集形成的口述史料進館;各級各類專門檔案館直接采集形成的口述史料,按采集流程和整理方式歸檔,列入該館館藏;不屬于向各級國家綜合檔案館移交的,各機關、團體、企業事業單位、其他組織及個人采集形成的口述史料參照該標准進行管理。
  該標准適應現代信息社會對口述史料采集、管理利用的迫切需求,通過現代信息技術對口述史料的采集、轉錄、編目、著錄、保存、挂接、檢索利用,最終實現口述史料信息資源的社會共享,最大限度地實現其應有的價值。


  • 主辦單位:柳州市檔案局

  • 熱線電話:0772-2825592

  • 地址:柳州市三中路66號(市委大院內)

  • E-mail:lzdaj@gxi.gov.cn

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《口述史料采集與管理規範》解讀

  发布日期: 2018-11-13 11:16   

 

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    口述史料采集涉及多个领域和多个学科,是一项复杂的系统工程。201782日,由甯夏回族自治區檔案局制定的《口述史料采集與管理規範》(DA/T 592017)正式發布,並于201811日起實施。
  一、編制依據和適用範圍
  1.編制依據
  該標准主要依據和參照《電工術語數字錄音和錄像》(GB/T 2900.75)、《照片檔案管理規範》(GB/T  118212002)、《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 188942016)、《中國檔案機讀目錄格式》(GB/T 201632006)、《檔案著錄規則》(DA/T 181999)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 222015)、《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T 502014)和《檔號編制規則》(DA/T 131994)等相關標准,結合我國口述史料采集工作實際,對口述史料、口述史料電子文件、口述者、采集者、采集單位等相關術語進行科學准確的定義,並從采集規劃、采集流程、口述史料收集、保存管理和利用等多個方面提出了明確而細致的規定,可操作性較強。
  2.適用範圍
  該標准適用于各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位及各類組織和個人對口述史料的采集與管理。
  二、主要內容
  1.采集規劃
  (1)采集範圍
  對國家、民族、集體或個人的曆史、現實、未來具有重要曆史價值和研究價值的重大曆史事件、重要活動的親曆(見聞) 者,均可纳入采集範圍。
  (2)采集主題
  采集者应根据采集規劃在采集範圍内有计划、有重点、有针对性地确定采集主題。特别是应对亲历(见闻)者年事已高、发生时间久远的重大历史事件、重要活动等优先确定采集主題,并进行抢救性采集。
  (3)采集方案
  依据已确定的采集規劃和采集主題, 查找、梳理線索,編制采集提綱,形成工作方案。工作方案要全面細致、突出主題,包括主題、內容、曆史背景信息、口述者、時間、地點、方式、經費、設備、采集者等。
  2.采集流程
  (1)確定口述者
  根據采集方案,遵循多角度、多層次、不同角色、最大限度地彌補曆史記錄不足的原則,從事件的直接領導者、主要參與者和最具知情者中選擇文化水平較高、身體狀況較好、記憶力較好、語言表達較清晰的親曆(見聞)者優先確定爲口述者。
  (2)采集准備
  凡与采集主題内容和事件、人物、历史背景直接或间接相关的资料都应纳入收集范围。根据采集規劃确定采集方案与采集主題,选择熟悉主题内容的人员作为采集者。应全面知悉和深入挖掘口述者的主要经历,尤其是与采集主題、事件、人物有关的内容,从而保证采集的完整性与科学性。应了解口述者的家庭、身体状况、性格、谈话特点等,保证采集工作的顺利实施。掌握与采集主題、事件、人物相关的历史和专业知识,保证采集内容具有针对性,还应了解群体口述者中的个体差异。根据采集方案确定采集时间和地点,为避免口述者忘记采集时间和地点,应做好与口述者家属的联系和协调工作,在采集前同口述者确认并预约。
  (3)采集實施
  采集要求:遵循真实性、准确性、完整性原则和采集流程规范化要求。对历史事件的年代、月份、日期、人名、地名以及相关领域的专用名词等进行标识,经核对无误后待整理文稿时备用;信息采集要具有原始性,并充分尊重口述者情感、人格、隐私等,与其建立互相信任的合作关系;要注重细节,充分了解口述者和采集事件主题以及相关专业知识,对采集主題内容进行深入探查,充分挖掘事件内容和细节; 在采集工作达到预期目标时,可根据实际情况拓展采集範圍,补充或增添其他可能有价值的内容;采集环境应避免噪音源和其他因素的干扰,确保口述者注意力集中及采集工作的质量和效果。
  采集技巧:恰當運用采訪技巧,注意語言措辭、語氣等,采集者應積極傾聽,防止被周圍環境幹擾,讓采集者與口述者保持良好的狀態,確保采集工作順利完成。
  签订采集协议:采集者应明确告知口述者采集主題、意义、方法、目的、个人权益、法律保障等,经口述者确认或签订书面协议后,该协议应与采集内容一并归档保存。
  口述者基本信息:采集者對口述者的主要經曆、口述者在主題和事件中的角色以及口述者與事件相關人物的關系進行詳盡地了解和掌握。
  現場采集:主要包括設備選擇、設備調試、采集錄制、撰寫采集小結。設備選擇可采用傳統模擬信號或現代專業數碼器材,並選擇優質、標准的錄音錄像帶作爲存儲介質;將采集設備設置在最佳待機狀態,以確保采集質量;采集錄制要嚴格遵守現場采集要求,確保采集工作達到預期目標;采集工作完成後,應針對采集過程、采集效果進行分析、歸納和總結。
  (4)采集整理
  采集整理原則:口述史料整理以一個事件或一個人物爲一個整理單位;口述史料整理應遵循口述材料的形成規律,保持文件之間的有機聯系;口述史料整理應符合檔案管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理;口述史料整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。
  采集整理要求:采集工作完成後應盡快整理采集內容並歸檔保存;對口述者錄音錄像材料進行客觀整理,堅決排除采集者的個人傾向、誤解、臆測等,切忌用主觀價值取向決定原始口述史料的取舍;對能夠證明該口述史料真實性、權威性的實物材料進行分類整理和歸檔保存;對采集過程中形成的錄音、錄像、照片、紙質材料的整理方法應按照《歸檔文件整理規則》等相關標准執行;口述者有地方口音或由于其不善表達造成采集不清晰或較難聽懂的部分,應在文字材料中加注釋,以備補錄核實。口述史料中涉及國家秘密的內容應按照《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》要求進行管理;采集編號構成規則爲:專題代碼-主題代碼-口述者-件號,其中“件號”采用阿拉伯數字,不足4位要在前加‘0’補位,組成項中間由“-”字符分隔開。永久保管期限用“Y”表示,定期30年用“30”表示,定期10年用“10”表示。例如:“甯夏檔案館-JS-SXKZ-口述者-2017 -Y- 0001”,該組代碼標識的是一份甯夏回族自治區檔案館館藏2017年度采集的專題爲軍事類、主題爲綏西抗戰、保管期限爲永久、件號爲0001的口述史料。采集編號應在采集成果封面右上角標注;形成的口述史料電子文件組件、分類、排列、編號、編目應符合《歸檔文件整理規則》要求。
  采集整理内容:基本信息记录材料的整理,即口述者基本信息采集表;主题事件内容记录材料,即录音录像、现场笔录、录音录像的文字整理材料、照片;采集實施情况材料,即对采集方案、采集實施的情况、采集口述史料使用权协议等的整理。上述所有材料,整理后务必打印2份,交口述者審核後簽字蓋章,與形成的記錄材料一並登記造冊,並由課題組指定的專人保存。
  录音录像转文字记录要求:编制与采集主題相关的特殊术语和专业用语词汇表,以便对照核准;国家和机关、团体、企事业单位或其他组织和个人的名称要使用全称或通用简称;要经过缜密的考证后,形成文字说明材料;对所采集的内容、方式、载体、地点、口述者等应形成文字概述;将录音录像文件的音频内容形成文字记录材料,并与录音录像文件一并归档、分类整理;采集者要对口述者的文字记录和录音录像进行认真核对和校正,避免由于口述者年龄、口齿、方言等因素造成的误差。在文字记录整理时,对口述者以方言方音讲述的涉及重要地名、人名、风俗等内容的,应采用国际音标注音法标注;口述者使用多种语言或两种语言兼用时,需要对其进行翻译和注释。
  數據庫建立和目錄數據著錄要求:標准明確了口述史料采集元數據要求,並制作了口述史料機讀目錄數據庫結構和《字段一覽表》,規範了口述史料機讀目錄的數據庫結構和字段格式,這也是該標准的創新點,對機讀目錄從數據庫層面提出了要求,並細化了具體字段格式,規範了目錄建庫的標准和原則。口述史料機讀目錄數據庫格式應采用通用的數據格式,所選定的數據格式應能直接或間接與DBF文件或通過XML文檔進行數據交換。
  口述史料電子文件通用格式要求:音頻格式爲WAVMP3AAC;視頻格式爲AVIMPEGVOBFLVRMASFMOVWMVMP4;照片格式爲JPEGTIFF;文本格式爲PDFTXTDOCCEBOFDRTF;數據格式爲DBFEXCELXML等。 
  口述史料電子文件命名:口述史料電子文件包括文字材料、照片、音視頻文件等。其命名方式應遵循以下原則:根據采集編號命名;遵循每份口述史料同一格式電子文件命名的唯一性原則,即檔號唯一性原則;科學建立口述史料電子檔案存儲路徑,確保數據批量挂接的准確性。
  口述史料的組成:口述史料由不同形式、不同類型、不同格式的載體和文件組成,主要包括錄音帶、錄像帶、數碼錄音、數碼錄像音視頻文件、紙質照片、數碼照片;錄音錄像文字轉錄形成的電子文稿及已整理成文字的紙質材料。
  3.口述史料收集
  收集方式包括:各級國家綜合檔案館直接采集形成的口述史料,按采集流程和整理方式歸檔,並納入館藏;各級國家綜合檔案館根據館藏的實際情況,有計劃地征集機關、團體、企事業單位及個人采集形成的口述史料進館;各級各類專門檔案館直接采集形成的口述史料,按采集流程和整理方式歸檔,列入該館館藏;不屬于向各級國家綜合檔案館移交的,各機關、團體、企業事業單位、其他組織及個人采集形成的口述史料參照該標准進行管理。
  該標准適應現代信息社會對口述史料采集、管理利用的迫切需求,通過現代信息技術對口述史料的采集、轉錄、編目、著錄、保存、挂接、檢索利用,最終實現口述史料信息資源的社會共享,最大限度地實現其應有的價值。


主辦單位:柳州市檔案局

地址:柳州市三中路66號(市委大院內)

电话:0772-123456 邮箱:lzdaj@gxi.gov.cn

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